Rezet biedt ondersteuning voor e-mail management in non profit organisaties.
Het is duidelijk dat het e-mailverkeer op alle vlak exponentieel groeit. Ook non profit organisaties in sectoren als overheid, zorg en welzijn worden steeds meer benaderd door hun klanten per e-mail. Bekende onderzoeksbureaus en management van contactcenters voorspellen dat de toename van e-mail verkeer de komende tijd vooral zal groeien binnen de zorg, en andere non-profit sectoren.
Opvallend is dat organisaties in deze sectoren wel de e-mail als communicatie middel naar hun klanten erkennen, en open staan voor professionalisering van de afhandeling. Maar de afhandeling vaak nog onvoldoende vorm weten te geven.
De e-mail afhandeling blijft er zodoende een beetje ‘bij' hangen. Dit lijkt in eerste instantie niet zo erg, want de ‘e-mail klant' houdt zich ‘ogenschijnlijk' stil. Maar e-mail afhandeling blijft zo wel `het ondergeschoven kind`, en de mogelijkheden die deze communicatie voor zowel de organisatie als de klant biedt worden niet benut.
E-mail is een volwaardig communicatiekanaal, en kan door geen enkele organisatie meer worden ontkend. Sterker nog u kunt er als organisatie grote voordelen mee doen.
Het biedt u duidelijk voordelen om klantvragen langs deze wijze af te handelen:
• uw organisatie is hiermee 24 uur bereikbaar
• u bent langs deze weg laagdrempelig, dus klantvriendelijk
• u kunt capaciteit inzetten naar behoefte
• overleg met collega's mogelijk
• evt. kunt u specialisten inschakelen.
Ook voor uw klanten biedt e-mail voordelen. Bovengenoemde voordelen gelden omgekeerd evenredig voor uw klant. Bijkomende voordelen zijn o.a:
• anonimiteit
• specifieke doelgroepen (bv. doven en slechthorenden) kunnen u langs deze weg bereiken
• de vraag kan ook buiten openingstijden gesteld worden
Voor elke organisatie is het hoog tijd om aandacht te besteden aan de vraag hoe je binnenkomend e-mailverkeer het meest efficiënt kunt afhandelen zonder dat dit ten koste gaat van de service die je verleent aan klanten.
Er zijn tegenwoordig veel software oplossingen op dit vlak, in de vorm van e-mail management response (EMR) systemen. Maar voor veel organisaties is dit niet direct aan de orde. E-mail management is niet gelijk aan een EMR systeem. De investering voor een EMR systeem wordt interessant als uw organisatie rond de 10.000 klantvragen per jaar afhandelt. Voor veel organisaties is dit niet de situatie.
E-mail management is echter ten allen tijde aan de orde. Ook als u binnen Outlook, of een ander regulier e-mail programma werkt. Outlook vraagt om veel handmatige handelingen. Ondanks de positieve inzet van elke medewerker, is de kans dat hierbij fouten worden gemaakt altijd aanwezig. Mailtjes verdwijnen, of worden meerdere malen verzonden, evt. met verschillende antwoorden. Dit soort situaties komen in elke organisatie voor als men de e-mail afhandeling op het niveau van goedwillendheid houdt.
E-mail afhandeling vraagt om een professionele aanpak. Dit betekent dat u formatie voor e-mail afhandeling aanstelt. Procedures voorkomen onnodige fouten, een duidelijke afstemming tussen management, systeembeheer en uitvoering is belangrijk. Tenslotte is het belangrijk om aandacht te besteden aan uw inhoud, uw content.
E-mail management is voorwaardelijk om kwalitatief en kwantitatief de klant vragen zo efficiënt mogelijk af te handelen.
Rezet is een betrouwbare partner voor uw organisatie op grond van haar ervaring, en kan u op verschillende terreinen ondersteunen:
Onze mogelijkheden op dit vlak zijn: